Charges récupérables : liste, forfait, régularisation

Les charges récupérables sont les seules dépenses qu’un bailleur refacture à son locataire, et leur liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Elles se règlent en provisions régularisées chaque année, ou au forfait en logement meublé. Tout ce qui n’y figure pas reste à votre charge.

Ce que le décret de 1987 range dans les charges récupérables

Le principe tient en une phrase : la liste est limitative. Selon service-public.gouv.fr, dans sa mise à jour d’avril 2025, seules les dépenses énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 se récupèrent auprès de l’occupant, en application de l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Une dépense absente de cette liste limitative ne devient pas récupérable parce que le bail la mentionne. Les catégories sont les mêmes en logement vide et en logement meublé.

Ascenseur, eau et chauffage collectif

L’ascenseur ouvre droit à la récupération de son électricité, des visites d’entretien, de l’examen des câbles et des menues réparations de la cabine comme des portes palières. Pour l’eau et le chauffage collectif, entrent dans les charges locatives l’eau froide et l’eau chaude de l’ensemble des occupants, l’eau des parties communes, les produits de traitement, la fourniture d’énergie et l’entretien des compteurs. Les installations individuelles de chauffage et de distribution d’eau chaude suivent la même logique.

Parties communes intérieures

Dans le hall, les paliers et les circulations, la récupération couvre l’électricité, les produits d’entretien, les produits de désinsectisation et les salaires du personnel affecté au nettoyage. Le raisonnement reste constant : la dépense doit servir l’usage quotidien de l’immeuble, pas sa valeur patrimoniale. Un escalier balayé chaque semaine relève de l’exploitation courante, sa réfection complète appartient au propriétaire.

Espaces extérieurs, taxes et redevances

Côté extérieur, l’entretien des voies de circulation, des aires de stationnement, des espaces verts et des équipements de jeux pour enfants se refacture. S’y ajoutent trois prélèvements publics cités par service-public.gouv.fr :

• la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ;
• la taxe de balayage ;
• la redevance d’assainissement.

Ces trois lignes expliquent une bonne part des provisions appelées dans les immeubles collectifs.

Ce qui reste définitivement à votre charge

La contrepartie de la liste limitative est simple : tout le reste pèse sur le bailleur. Deux cas sont nommés noir sur blanc par service-public.gouv.fr. Le contrôle technique quinquennal obligatoire de l’ascenseur échappe à la récupération, alors que son entretien y entre. L’électricité consommée par le locataire dans son logement ne figure pas davantage dans les charges récupérables, puisqu’elle relève de son propre abonnement.

Quatre postes classiques restent hors de la liste, donc hors refacturation :

• les gros travaux et le remplacement d’un équipement vétuste, ravalement et réfection de toiture compris ;
• les honoraires du syndic et les frais de gestion locative ;
• la taxe foncière, dont seule la taxe d’enlèvement des ordures ménagères se détache ;
• les primes d’assurance du propriétaire, à commencer par l’assurance propriétaire non occupant.

La frontière se joue souvent entre entretien et amélioration. Tailler une haie entre dans l’entretien des espaces verts, l’arracher pour poser une clôture neuve devient un investissement. Le même arbitrage revient sur la remise en état des extérieurs entre deux baux, où la part récupérable se limite à l’entretien courant.

Le personnel d’immeuble, le poste le plus discuté

Le salaire d’un gardien, d’un concierge ou d’un employé d’immeuble se récupère sous conditions, indique service-public.gouv.fr, et jamais intégralement. La fraction refacturable dépend des tâches réellement assurées, l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets servant de repères. Un employé qui ne remplit qu’une partie de ces missions ouvre une récupération plus faible qu’un gardien qui assure les deux.

En copropriété, la vérification se fait sur l’appel de fonds : le syndic ventile cette rémunération dans une ligne dédiée, avec le taux appliqué. Reprendre ce taux tel quel dans votre décompte coupe court à la contestation la plus fréquente de fin d’année.

Un locataire attentif réclamera le détail de cette ligne, pas son seul montant. Conservez l’appel de fonds et le décompte du syndic de l’exercice concerné : ces deux documents expliquent le calcul à eux seuls, sans reconstitution à la main ni estimation de votre part.

Provisions pour charges ou forfait : ce que le bail décide

Deux mécanismes coexistent, et le bail tranche dès la signature. Le choix n’est pas ouvert dans les deux sens : service-public.gouv.fr distingue le logement vide, où les provisions pour charges avec régularisation annuelle s’appliquent, du logement meublé, qui ouvre une alternative.

Les provisions avec régularisation annuelle

Le locataire verse chaque mois une avance calculée sur les dépenses prévisibles, puis un décompte compare le versé au réel. Provisions supérieures aux dépenses, le trop-versé revient au locataire. Provisions inférieures, le solde se réclame. Ce mécanisme colle aux immeubles en copropriété, où le montant définitif des charges n’est connu qu’après l’arrêté des comptes de l’exercice.

Le forfait en logement meublé

En meublé, le bail prévoit parfois un forfait de charges versé avec le loyer. Son montant figure au contrat, ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges supportées par le précédent locataire et ne donne lieu à aucune régularisation ultérieure, précise service-public.gouv.fr. Sa révision annuelle suit les mêmes conditions que celle du loyer. En colocation meublée, ce forfait simplifie la répartition : chaque occupant connaît sa part dès la signature.

Calibrer les provisions sur le budget de la copropriété

Une provision trop basse prépare une régularisation douloureuse, une provision trop haute gonfle le loyer affiché et fait fuir les candidats. Le budget prévisionnel voté en assemblée générale donne la base de travail : reprenez les lignes récupérables, appliquez les tantièmes de votre lot, divisez par douze.

Un point mérite une vérification chaque année : la clé de répartition appliquée à votre lot. Charges générales aux tantièmes, ascenseur selon l’étage, chauffage aux millièmes dédiés, une copropriété jongle avec plusieurs clés. Refacturer une ligne sur la mauvaise base donne un décompte juste dans son total et faux dans sa ventilation.

Deux correctifs valent la peine. Le chauffage et l’eau chaude varient avec les prix de l’énergie et avec la rigueur de l’hiver, une marge de quelques euros par mois absorbe la plupart des surprises. Une installation nouvelle change aussi la donne : la question des panneaux solaires sur un logement loué illustre le cas d’une dépense d’équipement qui n’entre pas dans les charges de l’occupant.

Dérouler la régularisation annuelle sans accroc

La régularisation annuelle se joue en quatre temps, et le calendrier compte autant que le calcul.

• Attendre l’arrêté des comptes de l’immeuble, qui fixe les dépenses réelles de l’exercice.
• Isoler les seules lignes récupérables, par nature de charges.
• Adresser le décompte au locataire un mois avant la régularisation, délai posé par service-public.gouv.fr.
• Encaisser le solde ou rembourser le trop-versé, avec la même rigueur dans les deux sens.

Le décompte adressé au locataire

Le décompte annuel présente les charges par nature, le total des provisions appelées et le solde qui en résulte. En immeuble collectif, le mode de répartition entre les lots complète le document. Un décompte lisible ferme la discussion avant qu’elle ne s’ouvre : le locataire y retrouve son eau, son chauffage, son ascenseur et ses ordures ménagères.

Les pièces justificatives

Pendant les six mois qui suivent l’envoi du décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire, selon service-public.gouv.fr. Factures, contrats d’entretien, appels de fonds du syndic : ce dossier se constitue en même temps que le décompte, jamais au moment de la demande. Un bailleur qui ne produit rien fragilise sa créance devant le juge.

Trois ans pour réclamer, trois ans pour rembourser

Le délai de prescription est de trois ans, rappelle service-public.gouv.fr : trois ans pour réclamer un arriéré de charges au locataire, trois ans pour que celui-ci obtienne le remboursement d’un trop-versé. Ce délai continue de courir après le départ de l’occupant.

Une régularisation tardive reste donc possible à l’intérieur de cette fenêtre. Elle n’est pas pour autant acquise : le locataire fait valoir que le retard ne lui est pas imputable, et le juge écarte la demande quand le bailleur a agi de mauvaise foi. Un dossier complet et un décompte daté pèsent lourd à ce stade.

Charges et dépôt de garantie au départ du locataire

Le départ ne solde pas les charges. Le locataire doit sa part au prorata de son temps d’occupation, mais les comptes de l’immeuble sont rarement arrêtés le jour de la remise des clés. La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 organise cette attente, dans ses articles 22 et 25-6.

Le dépôt de garantie se restitue dans un délai d’un mois quand l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois dans le cas contraire, indique service-public.gouv.fr dans sa mise à jour de juin 2026. En immeuble collectif, le bailleur conserve une provision appuyée sur des documents justificatifs, plafonnée à 20 % du dépôt de garantie, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes. La régularisation intervient ensuite, et le solde revient au locataire dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes.

Les litiges qui reviennent le plus souvent

Cinq lignes nourrissent la quasi-totalité des contestations. Les connaître à l’avance évite de les subir.

• Ascenseur : un locataire du rez-de-chaussée conteste volontiers sa participation, que le règlement de copropriété tranche par les tantièmes.
• Gardien : la part récupérable de sa rémunération dépend des tâches assurées, et le bailleur doit pouvoir la justifier.
• Espaces verts : l’entretien courant se refacture, la création d’un massif ou la plantation d’arbres non.
• Eau : la répartition au compteur divisionnaire éteint la plupart des litiges, la répartition aux seuls tantièmes les alimente.
• Ordures ménagères : seule la taxe d’enlèvement se récupère, jamais la taxe foncière qui la porte.

Un bail précis sur le mode de répartition et un décompte envoyé chaque année dans les délais suffisent, en pratique, à désamorcer ces cinq sujets.

Ce que les charges changent dans votre rendement

Les charges non récupérables se retrouvent intégralement dans le calcul du rendement net, aux côtés de la taxe foncière et de l’assurance. La méthode de calcul de la rentabilité d’un locatif les détaille poste par poste, et l’exercice de calcul de la rentabilité locative les place au bon endroit du compte d’exploitation.

Prochaine étape : reprendre votre dernier appel de fonds, surligner les lignes récupérables, puis comparer leur total aux provisions appelées sur l’année. Un écart supérieur à un mois de provision mérite un ajustement avant la prochaine échéance.