Quittance de loyer : mentions, envoi et demande du locataire

La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur atteste que le locataire a réglé l’intégralité du loyer et des charges d’une période. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur ou son mandataire à la transmettre gratuitement au locataire qui la demande, avec le loyer et les charges détaillés séparément.

Quittance de loyer : la preuve d’un paiement intégral

Service-Public la définit comme un document qui atteste que vous avez payé intégralement le loyer et les charges (fiche « Quittance de loyer : comment l’obtenir ? », vérifiée le 25 août 2025). Le mot qui compte est le dernier. Tant qu’une partie de la somme reste due sur la période, le bailleur ne délivre pas de quittance, il délivre un reçu.

Pour le locataire, ce papier établit que le mois est soldé, sans avoir à ressortir un relevé de compte. Pour le bailleur, il laisse une trace nette de ce qu’il a encaissé, poste par poste.

Quittance, avis d’échéance, reçu, attestation : quatre papiers distincts

Ils circulent souvent dans la même enveloppe et finissent par se confondre. Leur rôle diffère pourtant :

• L’avis d’échéance, ou appel de loyer, arrive avant le paiement et annonce la somme attendue
• La quittance arrive après et constate que loyer et charges de la période sont encaissés
• Le reçu constate un versement partiel, sans solder la période
• L’attestation de paiement, souvent nommée attestation de loyer à jour, indique que le locataire ne doit rien à une date donnée

Ces documents ne se remplacent pas : un avis d’échéance prouve une demande de paiement, jamais un paiement.

Une remise gratuite, due dès la demande du locataire

Le premier alinéa de l’article 21 ne laisse aucune place au doute : « Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. » L’obligation pèse donc autant sur le propriétaire qui gère seul que sur l’agence qui gère pour lui, et le locataire peut s’adresser à l’un comme à l’autre.

Elle naît de la demande. Le texte n’impose pas d’envoi spontané chaque mois, même si l’envoi d’office évite bien des relances. Pour ne pas répéter votre demande à chaque échéance, formulez-la une fois par écrit pour tous les mois à venir, en gardant une copie datée. Sans réponse, une lettre recommandée avec avis de réception qui reproduit l’article 21 donne à votre demande une date certaine ; un refus persistant devient un litige locatif comme un autre.

En attendant, vos relevés de compte et vos ordres de virement prouvent les paiements passés par la banque. Ils ne remplacent pas la quittance, mais ils vous protègent pendant que vous la réclamez.

Aucun frais de quittancement à la charge du locataire

Le deuxième alinéa ferme la porte à toute facturation : « Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. » L’article 4 de la même loi complète le dispositif : son point p) répute non écrite la clause qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d’expédition de la quittance. Une quittance gratuite exclut donc :

• des frais d’édition ou de « gestion » ;
• des frais d’envoi postal ou de relance ;
• un forfait annuel de quittancement ajouté aux charges.

Une clause contraire dans le bail ne vous engage pas, même signée, et le reste du contrat continue de s’appliquer. Ce qu’un contrat doit contenir est détaillé dans notre article sur le bail de location.

Les mentions d’une quittance de loyer bien faite

La loi ne pose qu’une exigence de contenu, mais elle est précise : la quittance « porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges ». Un montant global, charges comprises, ne fait donc pas une quittance de loyer conforme.

Pour servir devant un tiers, futur bailleur, organisme ou juge, le document gagne à réunir aussi :

• le nom et l’adresse du bailleur, ou de l’agence qui gère pour lui ;
• le nom du ou des locataires ;
• l’adresse du logement loué ;
• la période couverte, le plus souvent un mois ;
• le loyer hors charges et les charges, sur deux lignes séparées ;
• le total encaissé et la date du paiement ;
• la date d’émission et la signature.

Si une aide au logement est versée directement au bailleur, demandez que la quittance fasse apparaître cette part à côté de votre propre règlement. Le document reflète alors toutes les sommes encaissées pour le mois, sans ambiguïté sur ce que vous avez payé vous-même.

Manuscrite, imprimée ou numérique : une forme libre

L’article 21 ne prescrit aucun support. Une quittance manuscrite sur papier libre, une page de carnet à souches ou un fichier produit par un logiciel remplissent la même fonction, dès lors que les mentions y figurent. Le carnet garde un atout : le bailleur conserve la souche, le locataire l’original. Certaines démarches administratives n’acceptent toutefois que la quittance émise par un organisme ou une agence, comme le montre la suite.

Recevoir sa quittance par e-mail : l’accord exprès d’abord

Le troisième alinéa de l’article 21 autorise la quittance dématérialisée sous une seule condition : « Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. » Exprès signifie que l’accord se manifeste clairement, de préférence par écrit. Le silence du locataire après un premier envoi par courriel ne vaut pas accord.

Deux supports conviennent pour le recueillir :

• une clause du bail, paraphée par le locataire à la signature ;
• un message daté du locataire qui demande l’envoi électronique et indique l’adresse à utiliser.

Côté bailleur, conservez ce message avec le bail. Côté locataire, vérifiez que le fichier reprend toutes les mentions : un simple avis de virement transféré par courriel n’est pas une quittance. Sans accord, la quittance reste due sur papier, et le locataire qui préfère une version imprimée n’a pas à se justifier.

Paiement partiel : un reçu à la place de la quittance

Le dernier alinéa de l’article 21 règle le cas du loyer payé en partie : « Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. » Ici, la remise ne dépend d’aucune demande.

Pourquoi pas une quittance ? Parce qu’elle affirme que la période est soldée. Remise contre un versement incomplet, elle brouillerait la preuve du reste dû, au détriment du bailleur comme du locataire. Un reçu utile indique :

• la somme versée et sa date ;
• la période à laquelle le versement s’impute ;
• le montant qui reste dû pour cette période.

Une fois le solde réglé, la quittance du mois peut être établie pour l’ensemble. Même réflexe pour un loyer payé en espèces : sans trace bancaire, la quittance ou le reçu constitue la seule preuve du versement : réclamez ce document à chaque fois.

Le mode de paiement, lui, se convient entre les parties. Le bail ne peut pas imposer le prélèvement automatique sur le compte du locataire : le point c) de l’article 4 répute non écrite une telle clause.

Conserver ses quittances et s’en servir

Une quittance ne sert que si vous la retrouvez le jour où elle compte : face à une réclamation, dans un dossier de location ou pour justifier d’un domicile.

Trois ans au minimum, tout le bail par prudence

L’article 7-1 de la même loi prescrit par trois ans toutes les actions dérivant d’un contrat de bail, à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. Face à un loyer réclamé comme impayé pendant ce délai, vos quittances de loyer sont votre meilleure réponse.

Le réflexe sûr : gardez-les pendant tout le bail, puis trois ans après votre départ, dans un classeur par logement ou un dossier numérique sauvegardé.

Elles comptent aussi pour récupérer votre dépôt, car une retenue pour loyers impayés se heurte à vos preuves de paiement : voyez notre guide du dépôt de garantie. Demandez enfin la quittance du dernier mois payé avant la remise des clés, souvent oubliée au moment du départ ; notre article sur le préavis de départ précise jusqu’à quand le loyer reste dû.

Dossier de location : les trois dernières quittances

Votre futur bailleur peut vous demander un justificatif de domicile. Selon la fiche de Service-Public consacrée aux justificatifs du futur locataire, qui s’appuie sur le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, il ne peut exiger qu’un seul document parmi une liste réglementaire, qui comprend :

• les trois dernières quittances de loyer ;
• si nécessaire, une attestation du précédent propriétaire, ou de son mandataire, indiquant que vous êtes à jour de vos loyers et charges.

Demandez cette attestation à votre bailleur actuel avant de rendre les clés : l’obtenir après le départ prend toujours plus de temps.

Justificatif de domicile pour une carte d’identité ou un passeport

La liste des justificatifs de domicile publiée par Service-Public pour la carte d’identité et le passeport retient la quittance de loyer « d’un organisme social ou d’une agence immobilière », datée de moins d’un an. Locataire d’un particulier, présentez plutôt une facture d’électricité, de gaz, d’eau ou de téléphone à votre nom, qui figure dans la même liste. Chaque administration applique sa propre liste : vérifiez la pièce attendue avant de déposer un dossier.

Côté bailleur : émettre la quittance au bon moment

Quelques habitudes évitent les frictions avec le locataire :

1. Émettez la quittance après l’encaissement effectif, pas à la réception d’un chèque
2. Numérotez les quittances et gardez un double de chacune
3. Séparez toujours loyer et charges, même quand les charges ne bougent pas
4. Délivrez un reçu à chaque versement partiel
5. Conservez l’accord écrit du locataire si vous envoyez par courriel
6. Rapprochez chaque mois les quittances de vos relevés bancaires

Ce suivi sert aussi votre gestion : les loyers réellement encaissés, mois après mois, fondent tout calcul de rentabilité locative, bien plus sûrement que le loyer inscrit au bail.

Prochaine étape, côté locataire : rassemblez les quittances des trois dernières années et demandez par écrit celles qui manquent. Côté bailleur : vérifiez que votre modèle sépare bien loyer et charges avant la prochaine échéance.